Em empresa pequena, a tecnologia costuma crescer sem plano. O sistema que o vendedor indicou, a licença renovada que ninguém usa, o e-mail da empresa no nome de um ex-funcionário. Ninguém decidiu que seria assim. Foi acontecendo, um problema resolvido de cada vez.
"Consultoria de TI" parece coisa de empresa grande, mas a ideia é simples e serve bem para quem tem dez ou cinquenta pessoas. Este artigo explica o que ela faz, quais são as outras opções e quando não vale a pena.
O que uma consultoria de TI faz
Ajuda a empresa a decidir e a organizar a tecnologia que usa: quais sistemas, quais fornecedores, quanto gastar e em que ordem fazer as coisas. O resultado é um diagnóstico do que existe hoje e um plano do que mudar.
Vale separar de duas coisas parecidas. Suporte técnico resolve o problema do dia: a impressora que parou, o computador lento. Venda de sistema oferece um produto específico. Consultoria vem antes das duas: olha o conjunto e diz o que faz sentido comprar, trocar ou parar de pagar.
As opções que uma pequena empresa tem
- Funcionário de TI. Faz sentido quando há trabalho para o mês inteiro. É um custo fixo, e uma pessoa só dificilmente domina rede, sistemas, compras e planejamento ao mesmo tempo.
- Suporte terceirizado mensal. Resolve os chamados do dia a dia por uma mensalidade. Costuma apagar incêndio bem, mas raramente tem tempo ou contrato para planejar.
- Consultoria pontual. Um diagnóstico com começo, meio e fim, que termina em um plano por escrito. Não tem mensalidade, e a empresa executa com quem quiser.
- Consultoria por projeto. Apoio técnico em uma decisão específica: escolher um ERP, mudar de endereço, trocar o e-mail corporativo, avaliar a proposta de um fornecedor.
- O fornecedor de cada sistema. Não custa nada a mais, mas cada fornecedor enxerga só o próprio produto e tende a recomendá-lo.
Uma opção não exclui a outra. É comum a empresa ter um suporte mensal para o dia a dia e chamar uma consultoria quando precisa tomar uma decisão maior.
Sinais de que está na hora de pedir ajuda
- Ninguém sabe dizer quem tem a senha do domínio ou do e-mail da empresa.
- A conta de um serviço importante está no nome de uma pessoa, e não da empresa.
- Existem mensalidades de software que ninguém lembra para que servem.
- A mesma informação é digitada em dois ou três lugares.
- A empresa vai assinar um contrato longo de sistema, internet ou telefonia.
- Vem aí uma mudança de endereço, uma filial nova ou uma contratação grande.
- Toda decisão de tecnologia depende da opinião de quem "entende um pouco mais de computador".
Um ou dois itens são normais. Quando a lista passa da metade, o custo escondido já costuma ser alto.
O que sai de um diagnóstico
- Inventário. Computadores, rede, sistemas, contas e assinaturas, com o que funciona e o que atrapalha.
- Mapa de custos. Tudo o que a empresa paga em software e serviços de tecnologia, com o que pode ser cortado ou trocado.
- Acessos organizados. Domínio, e-mail e contas administrativas em nome da empresa, com registro de quem acessa o quê.
- Lista de prioridades. Poucos itens, em ordem, cada um com custo estimado.
- Plano para os próximos 12 meses. O que fazer primeiro para a tecnologia acompanhar o crescimento.
O que perguntar antes de contratar
- O que eu recebo por escrito no fim do trabalho?
- Quando vocês indicam um sistema, mostram a comparação com as outras opções?
- Sou obrigado a executar o plano com vocês?
- Como é cobrado: por projeto, por hora ou por mês?
- Quem vai fazer o trabalho de fato?
Uma boa resposta para a terceira pergunta é "não". O plano é da empresa, e ela pode executar com a equipe interna, com o fornecedor que já tem ou com quem preferir.
Quando não vale a pena
Se a empresa tem três ou quatro computadores, usa duas ou três ferramentas na nuvem e tudo funciona, uma consultoria provavelmente é mais do que o necessário. Nesse caso, organizar as senhas em nome da empresa e anotar o que é pago todo mês já resolve boa parte. Dizemos isso na primeira conversa, quando é o caso.
Resumo
- Consultoria de TI ajuda a decidir e organizar. Suporte resolve o dia a dia. São trabalhos diferentes.
- As opções vão do funcionário interno à consultoria pontual, e podem ser combinadas.
- Acesso no nome de pessoas, mensalidade esquecida e contrato longo à vista são os sinais mais claros.
- O diagnóstico termina em um plano por escrito, que a empresa executa com quem quiser.
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