Essa pergunta aparece em quase toda conversa com empresa que está saindo da planilha. A resposta honesta é que depende, mas depende de coisas bem concretas. Dá para decidir com meia dúzia de perguntas.
Quando o sistema pronto é a melhor escolha
Sistema pronto (também chamado de SaaS ou software de prateleira) é feito para atender muitas empresas ao mesmo tempo. Ele costuma ganhar quando:
- O processo é igual ao do mercado. Emissão de nota fiscal, financeiro, folha de pagamento e contabilidade seguem regras que valem para todo mundo. Reinventar isso raramente compensa.
- Você precisa começar amanhã. Um sistema pronto se configura em dias. Um sob medida leva semanas ou meses.
- O orçamento precisa ser mensal e previsível. A mensalidade é conhecida desde o primeiro dia.
- A equipe é pequena e o volume é baixo. Com poucos usuários, a mensalidade é baixa e o investimento em desenvolvimento dificilmente se paga.
Quando o sob medida compensa
- O processo é o seu diferencial. Se o jeito como você atende, produz ou orça é o que faz o cliente escolher a sua empresa, forçar esse processo dentro de um sistema genérico tira justamente essa vantagem.
- Você paga por dez módulos e usa dois. Muitos sistemas de gestão vendem pacotes completos. Se a empresa usa uma fração, está pagando pelo resto todo mês.
- As informações ficam espalhadas. Quando o pedido está num sistema, o estoque em outro e o cliente numa planilha, alguém gasta horas copiando dados de um lugar para outro.
- O custo cresce por usuário. Planos cobrados por usuário ficam caros rápido quando a equipe cresce. Um sistema próprio tem custo de hospedagem que cresce bem mais devagar.
- O sistema pronto não faz a integração que você precisa. Se a solução exige exportar e importar arquivo todo dia, o problema continua lá.
Os custos que ninguém coloca na planilha
A comparação costuma ser feita entre a mensalidade de um e o orçamento do outro. Faltam itens dos dois lados.
No sistema pronto: a mensalidade somada ao longo dos anos, as customizações cobradas à parte, o tempo que a equipe gasta se adaptando ao sistema e o risco de o fornecedor mudar preço ou funcionalidade sem perguntar.
No sob medida: além do desenvolvimento, entram hospedagem, manutenção e a dependência de quem conhece o código. Essa última se resolve com código documentado e hospedado em contas no nome da empresa, para que outra equipe consiga assumir se for preciso.
O caminho do meio
Muitas vezes a melhor resposta não é escolher um lado. É usar um sistema pronto para o que é padrão (fiscal, financeiro) e desenvolver uma peça pequena para o que é só seu, ligada ao sistema pronto por integração.
Por exemplo: a empresa mantém o ERP para nota e financeiro e ganha um portal próprio onde o cliente acompanha o pedido. O portal lê os dados do ERP, então ninguém digita nada duas vezes. O investimento é menor que um sistema completo e resolve o ponto que mais dói.
Cinco perguntas para decidir
- Existe um sistema pronto que atende a maior parte do processo sem mudar como a equipe trabalha?
- Quanto a empresa vai pagar nesse sistema em três anos, contando usuários novos?
- Quanto tempo por semana a equipe perde hoje copiando informação ou contornando o sistema atual?
- O processo que você quer automatizar é o que diferencia a empresa dos concorrentes?
- Dá para resolver a parte mais crítica primeiro e deixar o resto para depois?
Se as respostas apontam para "o sistema pronto resolve", essa é a escolha certa, mesmo que você esteja falando com uma empresa que desenvolve software. Nas conversas iniciais, dizemos isso quando é o caso.
Se quiser pensar no seu caso com a gente, veja como funciona o desenvolvimento de sistemas sob medida ou entre em contato.